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2019-03-11 17:08:08 来源: 衢州信息港

个人IM用于办公不安全、难管理怎么办?

当前,即时通讯(IM)已成为继、传真、E-mail之后一种重要的沟通与交流方式。相对于以上传统的沟通方式,IM无疑在沟通、协作方面有着方便、快捷、实时的优势。但个人IM,如、MSN等,自身存在安全性、可管理性差等诸多问题,使企业、政府等组织与机构用户如梗在喉。因此,专门针对企业级应用的企业级即时通讯(EIM)成为用户新的选择,需求渐趋旺盛。

个人IM用于办公不安全、难管理怎么办?

由于个人即时通讯自身存在的安全性和可管理性差等问题和不足,当企业、政府等组织和机构的员工自发并频繁地使用个人即时通讯的时候,一系列安全性、管理性问题就暴露出来:一方面,大量的病毒通过员工的个人即时通讯传到企业络与系统中来,使企业系统陷于瘫痪;另一方面,企业管理者对员工使用个人即时通讯无法管理,不确定他们是在工作还是在聊天,因此担心影响工作效率。因此,个人即时通讯也就成了企业、政府等组织和机构用户的烫手山芋。

为了规避个人IM所带来的一系列问题,有些企业不得已采取封闭个人IM端口的方式,但这又人为地影响了企业与员工沟通、协作的实时性,增加了员工的沟通时间和成本,也限制了员工的积极性。因此,近年来,无论是企业还是政府,都对专门针对组织、机构用户设计、具有更高安全性、可管理、可控制性的企业级即时通讯(EIM)有越来越高的需求。

越来越多的企业开始选用自由自主、开放、灵活的即时通讯系统作为枢纽的企业新办公平台。一款能够让企业真正根据自身需要来定制、实现人性化开发的软件无疑成为企业的,那么企业如何选择一款适合自身的EIM呢?

选择EIM的关键问题

首先,企业在选择EIM时,对EIM产品应该注意:

1、企业即时通信产品首先要符合企业应用的特点,如能满足企业对安全性、可管理、可控制性等的要求;

2、作为一个成熟与完善的企业即时通信产品,要达到主流或者说成熟的即时通信产品的品质,包括大规模使用时的稳定性,支持文本、语音、视频等各种通信能力,具有IM平台的特性;

3、与业务系统的良好融合和整合能力,即承担企业统一消息平台的能力(这需要和管理软件厂商建立起一个广泛的合作联盟)。同时,要有融合各种通信方式的能力,作为一个融合通信平台,这也包括与其他IM的互通能力;

4、要有良好的平台化思想和设计,体现出良好的开放性和可扩展性特征,具有丰富和标准化的接口,并要对外开放API接口。

其次,企业在部署EIM前一定要让员工做好思想准备。由于EIM带有管理和控制性的特征,因此起初可能会让员工觉得有束缚感而抵触。

与其他的困难相比,员工的使用习惯才我只是内心痛苦了下是的障碍。一旦员工养成了使用EIM的习惯,并逐渐把EIM当成了桌面,EIM的方便和快捷就会释放出来。

另外,要想使EIM发挥更大的作用,很大程度上取决于企业的管理文化如何、执行力到底有多强。

成熟稳定的EIM三大特征

企业即时通讯(EIM)已经开始普及之路,企业CIO们面对诸多厂商推出的多种即时通讯产品,如何选择才能满足企业内部不断增长的沟通需求呢?

企业级即时通讯平台

站在企业管理者的角度来看,首先,企业需要的是即时通讯平台,要对通讯的行为、权限等有系列的管理和控制,

同时必须保障企业的安全性;其次,企业IM还应该有企业统一定制的通讯录,不需要员工加入好友,而是直接推送到每个人的桌面;第三,增强的安全性,所有服务器都可部署到企业内部,地保证企业的数据安全;另外,还应该提供基于用户、组织、角色、权限等的管理控制手段。

第二 客户端门户与统一消息平台

前些年门户的概念很流行,就是基于web技术的门户可以实现各种业务系统的统一入口和统一消息处理。但目前已经有一种趋势,除了传统的web门户外,一个客户端的门户(通常就是IM软件)更具备人性化的用户使用习惯。

如可以从一个企业IM软件非常方便的切换到任何一个企业业务系统中(后台实现了单点登录),同时来自业务系统的消息可以方便的在IM上进行展现,并可方便的实现回调。这会给用户带来使用业务软件上极大的便利。

实际上类似的应用在个人IM上已经有非常好的应用体验,如MSN与Hotmail的整合,与各种游戏、增值服务的整合。而现在用EIM作为企业业务系统的统一门户入口和统一消息平台已经成为当前一种崭新的理念。

第三 融合通讯平台

当面对各种各样业务,需要能够简洁的进行络视频会议或者语音会议,或者需要络传真,短信沟通等等功能,所以企业需要的IM也必须是融合通讯平台,能够融合文本、语音、视频等各种即时通讯手段,以及VOIP、短信、络传真、视频会议等各种新兴的通讯与沟通手段。

融合通讯关注的重点是用户的体验,用户的操作越方便、越简单、越人性化,说明该系统做的就比较好。

作为用户来说,操作任何系统时都希望入口越多越好,出口越少越好,用户希望干什么事情的时候,手边马上就有这个功能入口点。但是当一个信息发给用户使,作为一个消息出口,用户都希望能提供统一的消息平台。

EIM成为企业节流法宝之一

调查数据显示,部署企业即时通讯后,企业可节省通讯费用30%-50%,沟通效率则可提高50%以上,而与业务系统集成后更可大大提高工作效率。表现在以下几个方面

1、避免员工使用个人即时通讯带来的有关安全、不可管理等诸多问题;

2、文本、语音、视频、短信等多种即通讯功能,让企业沟通更即时、更充分、更有效;

3、文件传输、络语音及视频会议、群组协作等多种协作与共享功能,使信息共享、团队协作更实时、更紧密;

4、与OA、ERP、CRM、HR等办公与管理系统集成后,能够实时掌握业务进展,使业务处理更及时;

5、显著提高工作和协作的效率,减少差旅次数,有效降低通讯费用和沟通成本;

6、进一步增强核心竞争力……

哪些企业应该考虑部署EIM?

从总体上来说,企业即时通讯的行业性并不明显,专家建议,如果企业具有以下特征可以考虑部署EIM:

1、分支机构多,企业员工分散,或者说跨部门、跨地域、异地办公、移动办公特征明显,沟通成本较高;

2、信息化建设已达到一定水平、构建了一些业务系统的大型企业和政府单位,适合用EIM来构建统一门户或者说统一消息管理平台。

3、银行、金融、保险等各类对沟通和交流要求较多的公司,或者有管理大量流动性较强、工作时间和场所等不太固定的业务员的需求;

4、文件分发频繁的媒体、广告公司等。

当前市场主流的EIM分类

综观目前EIM市场中竞争的厂商大致可以分为以下三种类型:

M和微软等软件巨头。其优势在于产品成熟,品牌强势;劣势在于价格较高,本土化做的还不够好,对国内用户的需求响应慢,产品在部署上比较复杂,往往和其他产品有紧密关联,如微软OCS和Exchange Server 2003的紧密捆绑。

2.以点击科技GKE和腾讯RTX为代表的国产软件企业。它们的产品结合国内客户需求开发,产品比较成熟,有一定的品牌知名度,主要市场策略是和其他管理软件厂商合作。

腾讯RTX在国内推出较早,相对于市场上其他企业即时通讯来讲,市场占有他和颜悦色地对我说:“你目前的收入足够可以养活你自己和你的全家率比较高。但纵观RTX从3.61版到2006版、2007版的发展来看,似乎在功能方面逐渐变弱,并且在市场推广投入及技术支持方面,用户也颇有微词,是否是因为腾讯由于在个人即时通讯市场方面的比较强大,而对企业即时通讯RTX不够重视,不得而知。另外,RTX在系统支撑能力方面也没有突出优势,受限于windows操作系统的瓶颈,单台服务器系统支撑能力不强,超过1000人的大规模用户(集团及分支机构多的用户)稳定性无法让人满意。

而点击科技的GKE虽然在2007年才推出,但因协同软件而知名的点击科技很早就已开始涉足即时通信软件,2001年王志东自离开新浪后即着手协同软件的研发,在国内个提出了“协同应用”理念和“协同软件”概念,并于2002年推出了国内款商用协同软件,其中非常重要的一个模块——综合通讯,就是现在GKE的前身。由于在企业市场摸爬滚打了7年之久,积累了深厚的企业级用户的需求和体验,并具有较强的协同应用技术,因此GKE虽推出较晚,但却具有较强的市场竞争力,成为不折不扣的后起之秀。另外,除了功能较强、较完善外(如独特的企业协作区、5+N视频插件等),其服务器端同时支持linux与windows两种系统,部署更加灵活,系统支撑能力非常强大,据称在案例中单台服务器即可支撑2万人以上同时。GKE推出一年多即已获得第十二届中国国际软件博览会即时通讯领域金奖和“2008年用户满意度企业即时通讯用户品牌”。

3.众多创业性的小公司和一些系统集成公司。有的是具有即时通讯的某几项功能,有的是因为用户有需求而临时找几个技术人员针对用户做的研发,其优势是灵活性强,但其产品成熟度不高,市场影响力不大。

综上,目前市场上主流的EIM,主要是以上和第二种,而第二种,即点击科技GKE和腾讯RTX是目前国内企业即时通讯(EIM)领域主要的产品,市场点有率比较高,尤其点击科技的GKE,推出一年多时间即已获得市场和用户的认可。

附录:

名词:企业即时通讯(EIM)

它是在个人即时通讯(IM)的基础上发展起来的,具有多种即时通讯功能与手段,并专门针对企业、政府等组织与机构用户的特点及实际组织架构进行设计与部署,具有更高安全性、可管理、可控制性,能够与企业业务系统,如办公与管理软件OA、ERP、CRM、HR等,进行融合与集成,起到客户端门户与统一消息平台作用的企业级应用。

作为协同软件基础的应用,企业即时通讯能够较好地解决个人即时通讯存在的安全性与可管理性差等诸多问题,因而受到企业、政府等组织和机构的青睐,逐渐成为这些用户用于解决人员沟通、协作的主流工具,目前市场需求增长迅速。

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